Sotto il nome di Italo-Canadian Archives Project, è stata costituita nel 2013 come organizzazione canadese senza fini di lucro e ha ricevuto lo status di ente di beneficenza nel 2016. In quanto organizzazione di volontari e membri, ICAP è composta da un Consiglio di amministrazione, comitati locali, persone, studenti, istituzioni e associazioni di comunità. Contributi governativi, sostegno istituzionale, donazioni in denaro e in natura supportano progetti e conferenze ICAP.

Con il supporto e l’assistenza della cattedra Mariano A. Elia in studi italo-canadesi presso la York University, sono stati stabiliti ulteriori collegamenti con altri in tutto il paese, culminati in una conferenza di fondazione presso la Lakehead University di Thunder Bay nell’ottobre 2010. Esperti, accademici, e membri della comunità provenienti da tutto il Canada hanno trascorso due giorni a discutere della necessità di uno sforzo nazionale per coinvolgere le comunità in progetti per registrare e raccontare la storia italo-canadese. Dopo due giorni di discussioni, i partecipanti hanno convenuto all’unanimità che era necessaria una strategia nazionale e che si doveva formare un’organizzazione. Verrebbe creata una rete pancanadese con membri interessati che coinvolgerebbero e assisterebbero comunità o individui a identificare, documentare e trovare modi appropriati per preservare le loro storie italo-canadesi. Un comitato di lavoro è stato nominato per avviare il processo di formalizzazione e strutturazione dell’organizzazione.

L’organizzazione è stata strutturata per coinvolgere individui, studiosi, istituzioni e gruppi di comunità in tutto il Canada a lavorare su progetti che li aiutassero a salvare le loro storie e raccolte italo-canadesi, in modo che queste storie potessero diventare parte del tessuto storico canadese.